Onboarding i re-onboarding na uczelni. Jak pomóc pracownikom odnaleźć się w organizacji

Dwie grupy pracowników

Punktem wyjścia był onboarding nowych pracowników.

W dużej uczelni trzeba szybko odnaleźć się w strukturze, poznać zasady pracy, systemy, procedury i osoby kontaktowe. Informacje zwykle istnieją, ale są rozproszone między portalem pracowniczym, dokumentami, regulaminami i materiałami poszczególnych jednostek.

Dlatego uczelnia chciała stworzyć jedno uporządkowane miejsce, które pomoże nowym osobom zorientować się, jak działa organizacja i gdzie szukać potrzebnych informacji.

Podczas pracy nad projektem pojawiła się jednak druga grupa: pracownicy wracający po dłuższej nieobecności, np. po urlopie rodzicielskim, długim zwolnieniu czy rocznym wyjeździe naukowym.

Oni nie muszą poznawać uczelni od początku. Muszą przede wszystkim dowiedzieć się, co zmieniło się podczas ich nieobecności.

Szkolenie jako przewodnik po organizacji

Przygotowane szkolenie e-learningowe nie miało zastępować portalu, procedur ani regulaminów. Miało stać się mapą, dzięki której pracownik mógł w jednym miejscu sprawdzić:

• jakie są najważniejsze zasady,
• z jakich narzędzi korzystać,
• gdzie znaleźć aktualne dokumenty,
• do kogo zwrócić się w konkretnej sprawie.

Dla nowej osoby oznaczało to szybsze wejście w organizację. Natomiast dla osoby powracającej możliwość sprawdzenia, co się zmieniło, bez przechodzenia całego procesu od początku.

To ważne, bo re-onboarding nie powinien oznaczać: „zrób jeszcze raz szkolenie dla nowych pracowników”.

Co daje taki model?

Przede wszystkim skraca drogę do samodzielności.

Nowi pracownicy szybciej wiedzą, gdzie czego szukać. Powracający mogą uzupełnić wiedzę tam, gdzie rzeczywiście jej potrzebują. HR i administracja dostają mniej powtarzających się pytań, a proces wdrożenia staje się bardziej spójny.

Z naszych doświadczeń wynika, że w takich projektach warto zaczynać nie od pytania „co umieścić w szkoleniu?”, ale „w jakich sytuacjach pracownik będzie potrzebował pomocy?”. Dopiero wtedy można zdecydować, co powinno znaleźć się w e-learningu, a co lepiej pozostawić w dokumentach lub systemach źródłowych.

Podsumowanie

Projekt zaczął się od onboardingu nowych pracowników, ale szybko okazało się, że podobnego wsparcia potrzebują też osoby wracające po dłuższej przerwie.

Nie potrzebują jednak powtórki, ale aktualnej mapy organizacji.

Warto więc sprawdzić, czy proces wdrożenia w Waszej uczelni obejmuje również tych, którzy wracają do niej po wielu miesiącach.