„Znam Excela”. Co właściwie oznacza takie zdanie?
Dla jednej osoby będzie to umiejętność wpisania danych do tabeli, sformatowania komórek i zastosowania funkcji SUMA. Dla innej – tworzenie tabel przestawnych, łączenie danych z różnych arkuszy, korzystanie z zaawansowanych funkcji czy automatyzowanie powtarzalnych czynności.
Obie osoby mogą pracować w tej samej firmie. Pierwsza w HR przygotowuje zestawienie nieobecności, druga w sprzedaży analizuje wyniki regionów. Kolejna osoba tworzy budżet, jeszcze inna sprawdza zamówienia albo przygotowuje dane do prezentacji dla zarządu.
Excel jest więc trochę nietypowym narzędziem. W wielu organizacjach korzystają z niego niemal wszyscy pracownicy biurowi, ale każdy robi to nieco inaczej. I właśnie tu zaczyna się problem.
World Economic Forum w raporcie „Future of Jobs 2025” wskazuje myślenie analityczne jako jedną z najważniejszych kompetencji pracowników, a kompetencje technologiczne należą do tych, których znaczenie rośnie najszybciej. Jednocześnie 85% badanych pracodawców deklaruje, że zamierza priorytetowo traktować rozwój kompetencji swoich pracowników(i).
Raport nie mówi oczywiście, że każda firma powinna wysłać pracowników na szkolenie z Excela. Warto jednak spojrzeć na ten program szerzej niż na narzędzie do tworzenia tabelek.
W wielu organizacjach Excel jest miejscem, w którym pracownicy:
Kompetencja z Excela bardzo szybko przestaje być więc sprawą wyłącznie pracownika. Wpływa na szybkość procesu, jakość danych oraz decyzje podejmowane na ich podstawie.
Wyobraźmy sobie pracownika HR, który raz w tygodniu pobiera dane z systemu kadrowego. Następnie ręcznie usuwa powtarzające się rekordy, porządkuje kolumny, kopiuje dane do kolejnego arkusza i przygotowuje zestawienie dla menedżerów.
Wszystko działa. Problem w tym, że część tych czynności można wykonać szybciej dzięki funkcjom Excela, o których pracownik po prostu nie wie.
Drugi przykład. Handlowcy z kilku regionów przygotowują miesięczne raporty. Jeden używa tabeli przestawnej, drugi kopiuje wyniki do osobnego arkusza, a trzeci filtruje dane ręcznie. Każdy dochodzi do podobnego rezultatu, ale inną drogą. Gdy jedna z tych osób zmienia stanowisko albo jest nieobecna, jej sposób przygotowania raportu musi rozszyfrować ktoś inny.
I wreszcie przykład bardziej ryzykowny. W arkuszu zawierającym dane finansowe ktoś kopiuje formułę, ale nieprawidłowo ustawia odwołanie do komórki. Wynik wygląda wiarygodnie, więc błąd nie zostaje zauważony.
To nie jest problem czysto hipotetyczny. W badaniu dotyczącym 25 arkuszy operacyjnych używanych w pięciu organizacjach autorzy znaleźli 117 błędów potwierdzonych przez twórców arkuszy. 70 z nich miało wpływ na wyniki obliczeń, a siedem powodowało różnice przekraczające 10 mln dolarów(ii).
Oczywiście nie wynika z tego, że każdy źle zastosowany filtr prowadzi do wielomilionowej straty. Badanie dobrze pokazuje jednak inną rzecz: arkusz kalkulacyjny może być elementem realnego procesu biznesowego, a błędy w jego konstrukcji mogą przełożyć się na błędne wyniki i decyzje.
Jeszcze częściej problem jest mniej spektakularny.
To pięć minut niepotrzebnej pracy każdego dnia. Ręczne kopiowanie danych. Poprawianie formatowania. Szukanie funkcji. Tworzenie raportu od początku, ponieważ pracownik nie wie, że można go zbudować inaczej.
Policzmy prosty przykład.
Jeśli 100 pracowników dzięki lepszemu wykorzystaniu Excela skróci codzienną powtarzalną czynność tylko o 5 minut, daje to ponad 8 godzin pracy dziennie. Przy założeniu 250 dni roboczych to ponad 2000 godzin rocznie.
Nie twierdzę, że każde szkolenie z Excela automatycznie przyniesie taką oszczędność. To raczej sposób na zmianę perspektywy: przy często używanym narzędziu niewielka poprawa sposobu pracy, powtarzana setki razy przez wiele osób, może mieć większe znaczenie niż pojedynczy spektakularny projekt optymalizacyjny.
Może pomyślisz: skoro dział finansowy, HR, sprzedaż i zakupy wykonują w Excelu zupełnie inne zadania, czy da się przygotować jedno szkolenie przydatne dla wszystkich?
Da się, pod warunkiem że nie zaczniemy od uczenia przypadkowej listy funkcji.
W szkoleniach aplikacyjnych bardziej interesuje nas to, co pracownik ma zrobić za pomocą narzędzia, niż samo narzędzie. Funkcja SUMA, tabela przestawna czy formatowanie warunkowe nie mają przecież wartości same w sobie. Mają ją dopiero wtedy, gdy dzięki nim pracownik szybciej przygotuje zestawienie, znajdzie nieprawidłowość albo wyciągnie właściwe wnioski z danych.
Dlatego podstawowy poziom powinien budować zestaw umiejętności przydatnych w wielu rolach. Chodzi między innymi o sprawne poruszanie się po arkuszu, sortowanie i filtrowanie, używanie podstawowych formuł, kontrolowanie poprawności danych, usuwanie duplikatów czy korzystanie z tabel przestawnych.
Na poziomie bardziej zaawansowanym pojawiają się zadania związane z łączeniem i analizą większej ilości danych, stosowaniem rozbudowanych funkcji, filtrami zaawansowanymi, wykresami przestawnymi, analizą warunkową czy automatyzacją za pomocą makr(iii)(iv).
Nie każdy pracownik potrzebuje więc tego samego poziomu. I bardzo dobrze.
Szkolenie z Excela można oczywiście przeprowadzić na sali lub podczas warsztatu online z trenerem. Są sytuacje, w których będzie to właściwy wybór, szczególnie gdy grupa ma bardzo konkretne potrzeby i pracuje na specyficznych arkuszach.
W dużej organizacji pojawia się jednak inne wyzwanie: jak przeszkolić kilkadziesiąt, kilkaset albo kilka tysięcy osób pracujących w różnych działach, lokalizacjach i godzinach?
Tu e-learning daje kilka praktycznych korzyści.
Na szkoleniu prowadzonym przez trenera grupa musi poruszać się mniej więcej razem. Dla jednej osoby omawiana funkcja będzie oczywista, inna będzie potrzebowała powtórzenia.
W e-learningu uczestnik może zatrzymać materiał, wrócić do wcześniejszego fragmentu i ponownie wykonać czynność. Ma to szczególne znaczenie przy nauce aplikacji. Trudno nauczyć się tworzenia tabeli przestawnej tylko przez oglądanie, jak robi to ktoś inny.
W szkoleniach LLidero „Excel w praktyce” filmy pokazujące użycie programu są połączone z ekranami interaktywnymi, testem oraz zadaniami wykonywanymi przez uczestnika w przygotowanym arkuszu(iii)(iv).
To ważne również z punktu widzenia badań nad uczeniem online. Meta-analiza porównująca szkolenia internetowe i prowadzone w sali pokazała, że sam kanał nie przesądza o skuteczności. Znaczenie ma sposób zaprojektowania nauki, w tym możliwość ćwiczenia materiału, otrzymywania informacji zwrotnej i kontroli nad przebiegiem szkolenia(v).
W przypadku Excela jest to szczególnie logiczne. Uczestnik powinien nie tylko zobaczyć funkcję, lecz także zastosować ją samodzielnie.
Jeżeli z Excela korzystają pracownicy finansów, HR, sprzedaży, zakupów, administracji czy operacji, zebranie wszystkich na szkoleniach stacjonarnych oznacza harmonogramy, sale, terminy i absencję pracowników w tym samym czasie.
E-learning można udostępnić całej grupie jednocześnie, pozostawiając uczestnikom możliwość realizacji szkolenia w dogodnym momencie. W dużych organizacjach jest to różnica nie tylko organizacyjna, ale także kosztowa.
W Excelu często uczymy się od innych pracowników.
„Pokażę ci, jak ja to robię”.
To szybki i naturalny sposób przekazywania wiedzy. Problem pojawia się wtedy, gdy razem z dobrą praktyką przekazywane są obejścia, zbędne czynności albo błędy.
Jedno szkolenie daje wspólny punkt odniesienia. Nie oznacza to, że każdy ma budować identyczne arkusze. Chodzi raczej o to, aby pracownicy znali zestaw narzędzi, z których mogą świadomie wybierać.
Jednym z problemów przy organizowaniu szkolenia z Excela jest dobór poziomu.
Ocena „znam dobrze”, „znam średnio” czy „znam podstawy” jest bardzo subiektywna. Osoba pracująca od dziesięciu lat w Excelu może świetnie znać kilka funkcji potrzebnych na swoim stanowisku, ale nigdy nie korzystać z tabel przestawnych. Ktoś z krótszym doświadczeniem może natomiast sprawnie analizować dane, bo nauczył się konkretnych narzędzi.
Dlatego przy dwóch poziomach szkolenia sensowne jest rozpoczęcie od diagnozy. Przy zakupie obu szkoleń „Excel w praktyce” LLidero udostępnia test poziomujący, który pomaga uczestnikowi wybrać odpowiednią ścieżkę(iii)(iv).
To lepsze rozwiązanie niż wysyłanie całej organizacji na jeden kurs „od podstaw” albo pozwalanie każdemu na przypadkowy wybór poziomu.
Nie zaczynałbym od argumentu: „pracownicy chcą lepiej znać Excela”.
Lepsze pytanie brzmi: co w codziennej pracy ma się zmienić dzięki szkoleniu?
Można zacząć od kilku konkretnych problemów:
Dopiero wtedy szkolenie staje się odpowiedzią na problem biznesowy.
Po wdrożeniu warto też sprawdzić efekty. Nie tylko liczbę osób, które ukończyły kurs. W wybranym procesie można porównać czas przygotowania raportu, liczbę ręcznych kroków, częstotliwość poprawek albo liczbę pytań kierowanych do bardziej doświadczonych pracowników.
Nie wszystkie te wskaźniki muszą się zmienić. Ale dzięki nim łatwiej odpowiedzieć na najważniejsze pytanie dotyczące każdego szkolenia: czy pracownicy po jego ukończeniu rzeczywiście robią coś szybciej, poprawniej albo bardziej samodzielnie?
Excel jest jednym z tych narzędzi, których powszechność potrafi uśpić czujność. Skoro pracownicy korzystają z niego codziennie, łatwo założyć, że potrafią robić to efektywnie.
Tymczasem różnica między „radzę sobie” a sprawnym wykorzystaniem programu może oznaczać dziesiątki drobnych czynności wykonywanych każdego dnia: mniej kopiowania, mniej ręcznego porządkowania danych, szybszą analizę i mniejsze ryzyko błędu.
W dużej organizacji takie drobne usprawnienia zaczynają się sumować.
W takich przypadkach dobrze sprawdza się e-learning, szczególnie jeśli nie ogranicza się do prezentowania funkcji, ale pozwala uczestnikowi obserwować ich użycie i od razu ćwiczyć na arkuszu. Dlatego w bibliotece LLidero przygotowaliśmy dwa poziomy szkolenia „Excel w praktyce”: poziom podstawowy oraz poziom zaawansowany.
Jeżeli Excel jest narzędziem codziennej pracy kilkudziesięciu lub kilkuset osób, warto sprawdzić nie tylko, czy pracownicy go znają. Ważniejsze jest to, czy potrafią używać go tak, aby ich praca była szybsza, poprawniejsza i prostsza.
(i) World Economic Forum, „The Future of Jobs Report 2025”, 2025. Raport World Economic Forum
(ii) Powell S.G., Lawson B., Baker K.R., „Impact of errors in operational spreadsheets”, Decision Support Systems, 2009. Publikacja w ScienceDirect
(iii) LLidero, „Excel w praktyce – poziom podstawowy”. Zakres szkolenia, forma i program. Opis szkolenia podstawowego
(iv) LLidero, „Excel w praktyce – poziom zaawansowany”. Zakres szkolenia, forma i program. Opis szkolenia zaawansowanego
(v) Sitzmann T., Kraiger K., Stewart D., Wisher R., „The Comparative Effectiveness of Web-Based and Classroom Instruction: A Meta-Analysis”, Personnel Psychology, 2006. Publikacja w Wiley Online Library
