Jak zaplanować budżet na e-learning i nie wyjść przy tym jak Zabłocki na mydle?

Cyprian Zabłocki był mistrzem nieudanych inwestycji. Jak głosi legenda, jednym z jego „wybitnych” przedsięwzięć było mydło, które przemycał w skrzyniach zanurzonych w wodzie. Co stało się z mydłem, wszyscy wiemy lub możemy się domyślić. Jak zatem oszacować budżet inwestycji w e-learning, aby nie stała się ona przysłowiowym mydłem Zabłockiego?

7 kroków, które musisz podjąć przed wdrożeniem e-learningu

Jak każdy specjalista w danej dziedzinie, w tym momencie rozpocząłem właśnie pierwszą z 50 stron mego profesjonalnego elaboratu dotyczącego e-learningu, jego możliwości, rodzajów, komponentów, wersji, narzędzi, standardów, metodyk, platform, zasad itd., które to stanowić miały bazę do wyceny, szacowania budżetu i profesjonalnego zapytania ofertowego. Szybko jednak zacząłem wątpić, czy ktokolwiek nie przyśnie nie dalej niż na stronie numer 2.

‍

Postanowiłem więc podzielić się innego rodzaju receptą. Jeżeli stoi przed Tobą zadanie wdrożenia e-learningu w Twojej organizacji, a niewiele o nim wiesz, proponuję następujące postępowanie.

Podstawowa wiedza, czyli 60 minut na googlowanie

Zrób listę 5 firm e-learningowych, których strony internetowe po prostu Ci się podobają, lub które polecił Ci ktoś ze znajomych. Zrób listę blogów o e-learningu i poświęć 30 minut na ich wstępne przejrzenie.

Określ, czego chcesz

Jeżeli interesujesz się wdrożeniem e-learningu, to zapewne mniej więcej wiesz już, czego chcesz – czy szukasz wykonawcy szkoleń na zamówienia, systemu do zarządzania wiedzą, czyli platformy e-learningowej, a może gotowego kursu, np. z antymobbingu czy umiejętności menedżerskich do swojej firmowej bazy wiedzy. Pewnie miałeś(-aś) okazję zobaczyć lub przejść szkolenia e-learningowe, a może coś urzekło Cię w ramach googlowania z punktu 1.

Wyznacz cel wdrożenia e-learningu

Zastanów się, do czego chcesz wykorzystać e-learning i jakie cele ma realizować. Niektórzy nasi klienci zaczynają przygodę z e-learningiem, ponieważ chcą mieć więcej szkoleń za mniej lub tyle samo pieniędzy. Niektórym zależy na tym, aby nowo zatrudniani pracownicy otrzymali ujednoliconą wersję standardów, bo do tej pory każdy z kierowników odpowiedzialnych za wdrożenie robił to po swojemu. Niektórzy e-learning już znają i szukają urozmaicenia dla odbiorców swoich szkoleń. Inni poszukują konkretnego tematu, do realizacji którego są zobowiązani, np. okresowe szkolenie BHP, przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji czy szkolenie z wewnętrznych procedur compliance.

Czas na rozmowy

Poświęć trochę czasu na rozmowy telefoniczne z kilkoma wybranymi dostawcami. Przedstaw im swoje ustalenia z trzech pierwszych punktów. Oprócz tego zadaj im następujące pytania:

1. Jakie elementy systemu e-learningowego oferują (może to być np. platforma + szkolenia + usługa zarządzania)?

2. Jakie są funkcje poszczególnych komponentów, które dostarcza konkretny dostawca? Np. czy jest możliwość samodzielnego administrowania instancją platformy e-learningowej?

3. Według jakiego modelu wyceniane są poszczególne komponenty (np. ryczałtowo, w zależności od liczby użytkowników itp.)?

4. Jakie dodatkowe usługi są niezbędne do funkcjonowania systemu?

5. Jakie są zasady współpracy przy tworzeniu szkoleń i czy firma ma wypracowane standardy w tym zakresie?

Pierwsze szacunki

Po wysłuchaniu rozmówców z pewnością zauważysz, że różne firmy różnie podchodzą do komponowania swoich usług i różnie je wyceniają, ale jakieś widełki cenowe powoli się już zarysowują.

Wypróbuj współpracę

Zobacz, jak współpracuje Ci się z danym dostawcą. Sprawdź, czy odpowiada Ci styl komunikacji członków jego zespołu oraz jakość ich pracy i dotrzymywanie przez nich zobowiązań. W zależności od tego, czego poszukujesz, możesz otrzymać koncepcję szkolenia, podgląd przykładowych realizacji lub paczkę SCORM. Szykuj się jednak na to, że potrzebny będzie również Twój wkład – materiały i czas na rozmowę.  

Czas na podsumowanie

Wiesz już mniej więcej, jak powstają i ile kosztują poszczególne komponenty e-learningu, jakich potrzebujesz oraz które uznajesz za wartościowe i skuteczne. Po złożeniu wszystkich elementów masz wystarczający materiał do przygotowania zapytania ofertowego i zaproszenia kilku najlepszych firm na spotkanie szczegółowe i negocjacje.

Udanych szacunków i pełnych sukcesów wdrożeń e-learningu!