7 zasad prostego języka, które możesz wykorzystać w pracy i na co dzień

Jestem gotowa założyć się, że spotkała Cię kiedyś podobna sytuacja: czytasz jakiś tekst, np. pismo z urzędu, mail od współpracownika czy klienta albo SMS od bliskiej Ci osoby i zastanawiasz się: ale o co tu tak właściwie chodzi? Czytasz wiadomość jeszcze raz, ale nadal masz wątpliwości, co autor/autorka miał(-a) na myśli. A może to Tobie kiedyś zdarzyło się wysłać niezrozumiały tekst? Zastanówmy się, czy jest jakiś sposób na pisanie takich wiadomości, które będą zrozumiałe dla odbiorców. Masz już odpowiedź? Ja ją znam – wystarczy stosować prostszą komunikację. W tym wpisie pokażę Ci 7 zasad prostego języka, które przydadzą Ci się w pracy i na co dzień.

Prosty język – co to jest i dlaczego warto go stosować?

Zacznijmy od tego, czym jest prosty język. Ja rozumiem to tak – to taki sposób komunikacji, który jest zrozumiały dla każdego, bez względu na wykształcenie, doświadczenie zawodowe czy stopień sprawności intelektualnej.  

‍

Dlaczego warto stosować prosty język? Przede wszystkim dlatego, że upraszcza komunikację – np. nie musisz interpretować otrzymanej wiadomości i nie jest ona przyczyną Twojej frustracji. To też duże ułatwienie dla odbiorcy, które może być też stosowane np. w szkoleniach online, w których uczestnik nie może w czasie rzeczywistym dopytać o niezrozumiałą kwestię.  

‍

Prosty język to też jeden z wymogów dostępności cyfrowej, czyli dostosowaniem przestrzeni internetowej do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami, np. niepełnosprawnością. Instytucje publiczne są zobowiązane zapewnić dostępność cyfrową – pamiętaj o tym, jeśli tworzysz jakiekolwiek treści internetowe dla tych podmiotów.

Zasady prostego języka

Czas na konkrety, czyli przejdźmy teraz do najważniejszych zasad prostego języka, które możesz z powodzeniem stosować na co dzień.

‍

‍Zasada 1. Zwracaj się bezpośrednio do adresata

Do kogo kierujesz swój komunikat? Czy piszesz do jednej, konkretnej osoby, czy do wszystkich, czyli nikogo? Używaj bezpośrednich zwrotów do adresata – do konkretnej osoby. Dzięki temu wzmocnisz swój przekaz. I nie dotyczy to tylko komunikatów marketingowych czy sprzedażowych. Zrób prosty test. W biurze lub w domu (w miejscu, w którym znajduje się co najmniej kilka osób) powiedz „Proszę o podanie mi kubka”. Zobacz, ile osób i po jakim czasie zareaguje. Następnie (najlepiej w innym miejscu) powiedz „Marto (użyj dowolnego imienia jednej z osób, która Cię słyszy), podaj mi proszę kubek”. Jak myślisz, w której sytuacji otrzymasz szybszą reakcję?  

‍Zasada 2. Zaczynaj treść od najważniejszej informacji

Większość z nas co najmniej raz w życiu przez to przeszła - otrzymujesz wiadomość długą na stronę A4. Czytasz ją i myślisz: „Że co? Przecież ja nic z tego nie rozumiem”. Przeglądasz wiadomość jeszcze raz, aż w końcu, pod stosem ustaw i nic nie wnoszących słów, widzisz jedno małe zdanie, które przekazuje sedno wiadomości. A Ty frustrujesz się, że tyle czasu zajęło Ci odnalezienie tej informacji.

Jeśli zaczniesz wiadomość od najważniejszej informacji, ułatwisz odbiorcy nie tylko znalezienie jej. Sprawisz również, że będzie ona bardziej czytelna. Adresat będzie Ci za to wdzięczny.

‍Zasada 3. Pisz krótkie zdania

Pamiętasz „Potop” Henryka Sienkiewicza? Polski pisarz miał swój charakterystyczny styl pisania – wyjątkowo długie opisy przyrody (które mają swój urok) oraz zdania długie na pół strony. W powieściach z przełomu XIX i XX wieku były one na porządku dziennym. Niestety dzisiaj, w XXI wieku, zbyt długie zdania ciągną się niczym rozgotowane spaghetti. Odpychają, zamiast przyciągać, chyba że mówimy o literaturze pięknej – tam akurat sprawdzają się znakomicie. W komunikatach oficjalnych lub życiu zawodowym jednak utrudniają zrozumienia sensu wypowiedzi. Sprawiają, że umyka nam to, co w danym zdaniu najważniejsze. A to zdecydowanie nie sprzyja skutecznej komunikacji.

‍

Zwróć uwagę, by pisać krótkie zdania, zawierające maksymalnie 20 słów. Są one bardziej dynamiczne, prostsze w odbiorze oraz szybciej się je czyta. Unikaj zdań podrzędnie złożonych. Jeśli możesz postawić kropkę, to zrób.

‍Zasada 4. Unikaj żargonu branżowego

Engagement rate, CTR, ASAP, debugowanie... jak myślisz, czy te słowa są znane każdemu? Kiedy piszesz do kogoś wiadomość, upewnij się, że nie używasz słów, które mogą być dla Twojego odbiorcy niezrozumiałe. 
 
Jeśli pracujesz w dziale finansowym i musisz skontaktować się z osobą z działu sprzedaży, nie pisz do niej tak, jak do osoby z biurka obok. Każda branża ma swój własny żargon. Podobnie jest z wiadomościami wysyłanymi do klientów. Sformułowania, które dla Ciebie wydają się oczywiste, nie muszą takie być dla kogoś, kto nie zajmuje się tym samym, co Ty. 
 
Przed wysłaniem wiadomości spróbuj wczuć się w rolę odbiorcy. Zadaj sobie pytanie, czy słowa w Twoim tekście, będą dla niego zrozumiałe. Czy można któreś napisać prościej? Przykład: choć „Account” mądrze brzmi, nie prościej napisać „opiekun klienta”? 

Zasada 5. Używaj prostej gramatyki

Gramatyka języka polskiego jest skomplikowana. Imiesłowy, konstrukcje podrzędnie i nadrzędnie złożone, strona bierna… Trudno to wszystko ogarnąć i łatwo popełnić błąd, jeśli Twoja filologiczna wiedza nie jest zaawansowana. Dlatego najlepiej używać prostych konstrukcji i „ciąć” zdania wszędzie tam, gdzie jest taka możliwość.

‍

Nie używaj sformułowań typu “wyjąwszy”, “dodając” (imiesłowy) czy strony biernej („zostało wysłane”). Łatwo w nich o pomyłkę (np. niezgodność podmiotów czy nieprawidłowa interpunkcja). Możesz napisać: „Wychodząc z firmy, upewnij się, że Twój komputer został wyłączony, ponieważ dzięki temu zapobiegniesz ewentualnym próbom przechwytu danych”. Ale po co, jeśli można to uprościć i napisać: Zanim wyjdziesz z firmy, upewnij się, że wyłączyłeś(-aś) komputer. Dzięki temu zapobiegniesz ewentualnym próbom przechwytu danych”. Prawda, że prościej?

Zasada 6. Stosuj prawidłową interpunkcję

Teraz czas na temat-rzeka, czyli interpunkcja. Jej prawidłowe stosowanie wynika wprost ze znajomości zasad gramatyki, czyli jest równie skomplikowane. Dlaczego ta interpunkcja jest taka ważna? Przecinek lub jego brak może zmienić sens zdania, a nawet decydować o czyimś życiu, jak w tym przykładzie: „Jedzcie dzieci” a „Jedzcie, dzieci”. Jeden przecinek, a ogromna różnica, prawda?

‍

Znaki interpunkcyjne ułatwiają nam czytanie. Wskazują, w którym miejscu powinna nastąpić przerwa na oddech. Ma to szczególne znaczenie w przypadku tekstów, które będą czytane na głos.

‍

Kilka najważniejszych zasad prawidłowej interpunkcji:

• Używaj przecinków przed „ale”, „który”, „bo”, „ponieważ”, „że”, „więc”.
• Jeśli w zdaniu występują dwa czasowniki, to należy oddzielić je przecinkiem (z wyjątkiem czasowników połączonych spójnikami „i”, „lub”, „oraz” itp.), np. „Lepiej zapobiegać, niż leczyć”
• Oddzielaj przecinkiem człony zdań warunkowych, np. „Jeśli nie zjesz ziemniaków, nie dostaniesz deseru”.
• Używaj przecinków przy wtrąceniach i dopowiedzeniach, np. „To jest Kasia, kuzynka Piotra”.

Zasada 7. Dziel tekst na mniejsze części

Jeśli masz taką możliwość, dziel tekst na mniejsze części. Dlaczego to ważne? Ściana tekstu nie zachęca do czytania. Nie chodzi o to, że wszystkie treści muszą być krótkie – najważniejsze, by było w nich światło w postaci akapitów i żeby nie wyglądały na długie. Przewiń sobie ten artykuł – jest całkiem długi, ale sporo w nim światła, prawda?

W jaki sposób dzielić treść? 

• Stosuj punktory - szczególnie wtedy, gdy wymieniasz co najmniej 3 elementy, zasady, czynności itp. 
• Zaznacz najważniejsze informacje dla odbiorcy – stosuj pogrubienia i podkreślenia.
• Nowe myśli zaczynaj od nowego akapitu. Pamiętaj, by zachować pomiędzy nimi odstęp. 

Dzięki takim podziałom treść będzie znacznie lepiej czytelna dla odbiorcy, a nawet najdłuższa wiadomość będzie wyglądała przyjaźnie. A jeśli odpowiednio sformatujesz e-maile, odbiorcy będą je chętniej czytali.

Podsumowanie

Znasz już 7 najważniejszych zasad prostego języka. Co możesz teraz zrobić? Używać ich we wszystkich tekstach, które piszesz – mailach, notatkach firmowych albo po spotkaniach, ofertach, SMS-ach itp. Prosty język ułatwia komunikację, która i tak nie należy do najłatwiejszych – choćby ze względu na bariery, szumy itp.

A może szkolenie?

Uważasz, że warto wdrożyć prosty język w Twojej organizacji? Zgłoś się do nas, zaprojektujemy dla Ciebie skuteczne szkolenie online z prostego języka.